Convalida dell'organizzazione per la VMC: i requisiti di documentazione spiegati

La convalida dell'organizzazione è una fase cruciale del processo di VMC, che garantisce che solo le aziende legittime possano visualizzare i loro loghi nei client di posta elettronica. Le autorità di certificazione (CA) utilizzano questo processo per verificare l'esistenza legale, l'identità e l'autorità dell'azienda di utilizzare il logo con marchio, proteggendola da frodi e abusi.

• Documenti di registrazione dell'azienda: Fornire i documenti ufficiali che attestano l'esistenza legale dell'organizzazione, come il certificato di costituzione, la licenza commerciale o la registrazione presso un'autorità governativa.
• Verifica dello stato attivo: La CA verificherà che l'azienda sia attiva e in regola. A tal fine potrebbero essere necessari rapporti annuali recenti, dichiarazioni fiscali o un certificato di buona reputazione da parte dell'autorità locale.
• Conferma dell'indirizzo fisico: Presentate una prova dell'indirizzo fisico della vostra organizzazione, ad esempio una bolletta recente, un estratto conto bancario o una corrispondenza governativa. L'indirizzo deve corrispondere ai dati di registrazione dell'azienda.
• Identificazione del firmatario autorizzato: Identificare la persona autorizzata a richiedere la VMC per conto della vostra organizzazione. Potrebbe essere necessaria una lettera di autorizzazione autenticata, una delibera del consiglio di amministrazione o altra documentazione ufficiale.
• Prova di proprietà del dominio: Dimostrare il controllo del dominio per il quale si richiede la VMC. In genere ciò avviene tramite una verifica via e-mail, un record TXT del DNS o il caricamento di un file sul proprio sito web, come indicato dalla CA.
• Documentazione del marchio: Fornire un certificato o un documento ufficiale del marchio registrato, assicurandosi che il logo corrisponda esattamente al marchio.

• Organigramma o struttura: Per le organizzazioni complesse, può essere richiesto un organigramma che mostri le relazioni tra controllanti, controllate o affiliate, soprattutto se il marchio è di proprietà di un'entità diversa.
• Contratti di licenza: Se la vostra organizzazione non è direttamente proprietaria del marchio, presentate un contratto di licenza formale che conceda i diritti di utilizzo del marchio ai fini della VMC.
• Prove di controllo della qualità: Per i marchi concessi in licenza, includere una documentazione che dimostri la supervisione del proprietario del marchio e le disposizioni in materia di controllo della qualità.

• Informazioni non corrispondenti: Assicuratevi che tutti i documenti presentati utilizzino lo stesso nome e indirizzo legale dei vostri marchi e domini.
• Documenti scaduti o incompleti: Fornire solo documenti ufficiali aggiornati o mancanti può ritardare l'approvazione.
• Autorizzazione non chiara: Identificare e documentare chiaramente la persona autorizzata ad agire per conto della vostra organizzazione nel processo di VMC.